doc/quick_entries.txt

   1 Quick Entries
   2 -------------
   3
   4 Preparing
   5 ---------
   6
   7 Go into the Quick Entries on Banking and General Ledger tab, Maintenance.
   8
   9 Enter/Modify existing entries. Choose a name for your quick entry and default
  10 amount used as a base for calculations. Determine type of entry i.e. page for
  11 which the quick entry is designed for. Last two input fields defines default base
  12 amount used at the start of calculations, and description of base amount used
  13 as remainder during quick entry usage.
  14
  15 If you press the Edit link on a Quick Entry you get a new form below where you
  16 can edit the sequence of operations performed on base amount (Quick Entry Lines).
  17
  18 Every operation defines how the amount posted to selected account is calculated.
  19 Currently following type of operations are defined:
  20
  21 a) Post constant amount to selected GL account.
  22 b) Post percent part of base amount to selected GL account
  23 c) Post taxes for selected tax type, using base amount as net value.
  24 d) Post taxes for selected tax type, using base amount as value with tax
  25    included.
  26 e) Post remainder from previous calculations to selected GL acount.
  27
  28 After most operations the base amount can be increased, decreased or not changed
  29 depending on option selected. For every operation you can also select a
  30 dimension(s) if you want to keep track of a dimension.
  31
  32 You normally don't need more lines for this quick entry if this is type Phone
  33 bill, gazolin or other kind of simple bills. Later on you can create
  34 more sophisticated entry lines.
  35
  36 If tax should be includes in the base amount you can first select a line
  37 'Tax included, reduce base and select the correct tax type.
  38 If more lines with other Tax Types are needed, group them together and use the same
  39 action.
  40 And a line with 'Remainder' put on the account you want to put the rest on.
  41 That's it!
  42
  43 Operation
  44 ---------
  45
  46 In the Bank Payments / Deposits form there are an option for selecting Quick
  47 Entries, if you have defined some. After that a list shows up with the quick
  48 entries for the respective Payments / deposits and an amount field.
  49 Here you enter the base amount for calculations performed during the quick
  50 entry to make ready for you. Then press the 'Go' button to enter GL lines.
  51
  52 Advanced
  53 --------
  54
  55 The quick entries can do a lot more than this simple kind of entry.
  56 You can define them to be used in the GL entry form as well by
  57 selecting type 'Journal'. Then they will show up in the Journal Entry page.
  58 The constraints on negative values has been taken away, so you can create
  59 very sophisticated lines. F.i. if you want to post import VAT for something
  60 bought overseas, you can enter a VAT line with incoming VAT. This will be
  61 the same sign as the amount. You select the 'Post percent part' and enter
  62 the percent amount in the amount field, f.i. 9 for 9% VAT. And another line
  63 with the outgoing VAT with the same percent and amount (remember to set
  64 this as -9 for correct posting).
  65 You can also use the 'Post percent part' for depreciations,
  66 create fixed amount lines (Post Amount) etc. etc. You can have as many lines as
  67 you want or need. Remember nothing is posted before you press the Process button in
  68 the bank payments/deposits/journal entry/supplier invoice/credit forms. You can
  69 always delete the lines or leave the form and nothing has been performed. You
  70 might have entered something wrong on one or more quick entry lines and want
  71 to go to Quick Entries again and change something.
  72